Workflows, die denken: Was Zapier-CEO Wade Foster über KI, AEO und echtes Wachstum verrät

In einem öffentlichen Gespräch trafen zwei Praktiker aufeinander: Guy von Webflow, der dort das AEO-Maturity-Modell gebaut hat, und Wade Foster, Mitgründer und CEO von Zapier. Thema: KI-Suche, Automatisierung und die Frage, wie Unternehmen KI wirklich gewinnbringend einsetzen — statt nur Tokens zu verbrennen. Wir haben die wichtigsten Erkenntnisse für dich herausgezogen und auf den Punkt gebracht.

Der rote Faden: Die Werkzeuge ändern sich rasant, der Kern deiner Arbeit nicht. Wer das versteht, nutzt KI als echten Hebel — beim Sichtbarwerden in KI-Antworten genauso wie im Tagesgeschäft.

Was ist ein „Workflow, der denkt"?

Ein Workflow, der denkt, kombiniert feste, regelbasierte Schritte mit KI-Schritten — und setzt die KI nur dort ein, wo sie wirklich gebraucht wird. Wade Foster bringt es so auf den Punkt: Du willst wahrscheinlich gar keinen Agenten, sondern einen Workflow, der denkt.

Der Grund: Viele Aufgaben, für die heute reflexartig „Agenten" gebaut werden, gingen schon vor KI — mit festen Abläufen. Diese sind günstiger und zuverlässiger. KI gehört an die Stellen, an denen Sprache, Kontext oder Urteilsvermögen nötig sind. Webflows AEO-Bewertungstool ist ein gutes Beispiel: In der aktuellen Version stecken rund 125.000 Zeilen Code und nur etwa 1.100 Zeilen Prompt — sauber orchestriert. Wer dagegen „alles in die KI" kippt (sogenanntes Token-Maxing), verbrennt meist unnötig Geld. Die Kunst liegt darin, pro Schritt zu entscheiden: deterministisch oder KI?

Warum machen 10x-Mitarbeiter noch keine 10x-Firma?

Weil ein Unternehmen ein System aus vielen Abläufen ist: Beschleunigst du nur eine Person, aber nicht den eigentlichen Engpass, ändert sich die Gesamtleistung kaum. Foster nennt das die Theory of Constraints — und sie erklärt, warum so viele KI-Initiativen verpuffen.

10x-Individuen findest du heute leicht: Leute, die mit KI deutlich mehr schaffen. 10x-Unternehmen sind dagegen selten. Der Hebel liegt bei genau zwei Dingen: mehr und bessere Produkte ausliefern — oder besser verkaufen und vermarkten und das auch einlösen. Alles andere bewegt die Umsatzkurve kaum. Mit der Größe wächst zudem eine teure „Koordinations-Steuer": Meetings, Abstimmungen, Übergaben. Genau dort hilft KI — bei Reporting und Handoffs — damit mehr Zeit und Energie in Produktentwicklung und Vertrieb/Marketing fließt. Die ehrliche Frage lautet deshalb nicht „Ist meine To-do-Liste schneller fertig?", sondern: Was machst du mit der gewonnenen Zeit? Im besten Fall: zurück zum Kunden.

Wie verändert KI-Suche deine Sichtbarkeit?

Immer mehr Kaufentscheidungen starten in ChatGPT, Gemini und Co. — wer dort nicht auftaucht, fällt aus der Vorauswahl, bevor er überhaupt bemerkt wird. Die Zahlen sind eindeutig.

Laut einer Forrester-Befragung sagen 95 % der B2B-Käufer, dass sie generative KI irgendwo in ihrem Kaufprozess nutzen. G2 berichtet für dieses Jahr: 51 % der B2B-Käufer starten ihre Recherche mit einem LLM, und 69 % ändern ihre Shortlist aufgrund dessen, was die KI sagt. Die gute Nachricht: Die Fundamente von Answer Engine Optimization (AEO) sind dieselben wie bei guter Suchmaschinenoptimierung — strukturierter Content auf der eigenen Seite und Erwähnungen im Web. Warum die reine Top-Platzierung trotzdem nicht mehr reicht, liest du in KI-Suche verändert alles.

Welche Inhalte zitiert die KI — und woher holst du sie?

KI liest gerade die Inhalte besonders gern, die Menschen oft überspringen: Hilfe-Artikel, Produktdaten, Spezifikationen — und die besten Antworten stecken in deinen Support-Tickets und Vertriebsgesprächen. Genau hier liegt ein unterschätzter Hebel.

Foster nennt zwei Goldgruben, die kaum jemand veröffentlicht: erstens die Support-Tickets, zweitens die Vertriebs- und Verkaufsgespräche. Dort werden Kundenfragen täglich beantwortet — nur landet die Antwort selten auf der Website. Der „smarte Workflow": Gleiche jede beantwortete Kundenfrage mit deinen Hilfe-Artikeln ab. Ist die Antwort schon da — gut. Fehlt sie, ergänze sie automatisch. So wird aus stillem Wissen sichtbarer, zitierbarer Inhalt. Merksatz: In der SEO-Zeit wolltest du für einen Korb aus Keywords bekannt sein. In der AEO-Zeit ist es ein Korb aus Fragen — und die echten Fragen findest du in Gong-Calls und Support-Mails.

Wie startest du als Marketer mit KI-Agenten?

Stell dir immer zuerst die Frage: Welche Information ist für meinen Kunden — oder für die fragende KI — wertvoll, und wie komme ich da ran? Daraus ergibt sich eine klare Reihenfolge.

1. Eigene Kundenfragen veröffentlichen: die exakten Fragen, die bei dir aufschlagen, sauber beantworten.
2. Marktfragen beobachten: Agenten, die Reddit, X, LinkedIn und YouTube nach häufig gestellten Fragen scannen — dann beantworten, auf der Website und in den sozialen Kanälen.
3. Wettbewerber-Fragen nutzen: Welche Fragen stellen Menschen zu deinen Wettbewerbern? Daraus baust du Inhalte und eine klare Positionierung — inklusive der Stärken, an denen die Konkurrenz schwächelt.

Der Kernjob bleibt: Du musst vor Menschen kommen, Marke und Awareness aufbauen, Nachfrage erzeugen und sie später abgreifen. KI beschleunigt das, ersetzt es aber nicht. Wie du daraus eine Strategie machst, zeigt unser Beitrag zu Agentic SEO.

Was macht dich „KI-fluent" — und wie ziehst du dein Team mit?

KI-Fluency ist kein Tech-Projekt, sondern Change Management — und sie beginnt damit, dass du selbst die Hände an die Tastatur legst. Wer als Führungskraft nicht selbst baut, verliert Glaubwürdigkeit und gute Ideen.

Zapier rief beim Erscheinen von GPT-4 (Frühjahr 2023) einen „Code Red" aus. Das Wirksamste daran war ein Hackathon: eine Woche Pause vom Tagesgeschäft, alle bauen. Der Anteil der Mitarbeitenden, die KI täglich nutzen, sprang in dieser Woche von rund 10 % auf 50 % — und über das Jahr über weitere Hackathons und Show-and-Tells auf nahezu 100 %. Du kannst nicht die ganze Firma eine Woche pausieren? Dann mach es für dein Team einen Tag lang. Der größte Hebel sind die Standards, die du setzt — und die deiner direkten Führungskräfte. Fosters praktischer Dreischritt für jede Person:

• Hol dir ein Agenten-Werkzeug (z. B. Claude Code, Cursor, Codex). Es fühlt sich an wie ein Chat — kann aber Aufgaben für dich erledigen, nicht nur assistieren.
• Delegiere alles, was reinkommt: Versuche bei jeder Aufgabe, ob der Agent sie übernehmen kann. Manches klappt verblüffend gut, anderes (noch) nicht — du lernst dabei.
• Wöchentliches Review: Lass dir vom Agenten vorschlagen, mit welchen neuen Tools und Abläufen du nächste Woche besser wärst.

Wer das durchzieht, landet schnell im oberen Können-Bereich — die Einstiegshürde ist gerade erstaunlich niedrig.

Lohnt sich der ganze KI-Einsatz — oder verbrennst du nur Tokens?

KI lohnt sich erst, wenn individuelle Produktivität in mehr Umsatz übersetzt wird — sonst stößt du an die Umsatz-Schranke. Genau daran scheitern viele KI-Budgets gerade.

Beschleunigte Einzelpersonen heißen nicht automatisch mehr Firmenumsatz. Ohne mehr Umsatz kannst du weder mehr Tokens noch mehr Gehälter noch mehr Kampagnen finanzieren. Zwei Stellschrauben helfen: Erstens optimieren — welche deiner „Agenten" müssen wirklich Agenten sein, und welche reichen als günstiger Workflow? Zweitens Kosten sichtbar machen. Die KI-Anbieter haben wenig Interesse an transparenten Kosten; im Gespräch berichtete Guy, einen Kostenspike erst durch geteilte Zahlen entdeckt und dann um 95 % gesenkt zu haben — ohne Wirkungsverlust. Erst sehen, dann steuern, dann budgetieren.

Die drei wirksamsten AEO-Hebel

Erst die SEO-Grundlagen fixen, dann die Fragen deiner Kunden beantworten, dann mehr positive Klartext-Erwähnungen in der Welt erzeugen. In dieser Reihenfolge.

1. Fundament zuerst: kaputte interne Links, fehlende Meta-Angaben — bevor du an AEO denkst, bring die SEO-Basis in Ordnung.
2. Fragen beantworten und Struktur klarmachen: Beantworte die Fragen deiner Interessenten und mach es der KI leicht, Aufbau und Bedeutung deiner Seite zu verstehen — über klaren Inhalt, Metadaten, Schema und eine llms.txt.
3. Mehr Erwähnungen erzeugen: Sind die ersten beiden erledigt, sorge für mehr positive Klartext-Erwähnungen — Podcasts, Webinare, Thought Leadership. LLMs suchen Konsens; je öfter du an glaubwürdigen Stellen auftauchst, desto eher entsteht er.

Fazit: Der Kern bleibt

Die Werkzeuge ändern sich, der Kern bleibt: Beantworte die Fragen deiner Kunden und bau Vertrauen auf — dann arbeiten KI-Suche und Automatisierung für dich. Wer Workflows baut, die denken, Zeit in Produkt und Vertrieb zurückholt und früh KI-fluent wird, gewinnt doppelt.

Wenn du die KI-Sichtbarkeit konkret angehen willst, starte mit AEO: Wie dein Unternehmen in KI-Antworten sichtbar wird oder hol dir direkt SEO-Beratung.